La signature à distance est devenue indispensable en entreprise pour gagner en efficacité et en rapidité. La signature électronique permet de signer de manière instantanée des documents importants, peu importe l’endroit où l’on se trouve. L’usage de ce type de signature entre dans une démarche de digitalisation des entreprises. Quels sont les avantages d’une signature électronique ? Comment créer une signature électronique ? Découvrez dans notre article tout ce que vous devez savoir sur la signature électronique.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un système de numérisation qui garantit l’intégrité d’un document et l’identité de son auteur. La valeur légale de cette forme de signature est la même qu’une signature classique sur papier. Il est important de noter que la signature scannée n’est pas considérée comme une signature électronique.
La signature numérique qualifie alors un niveau de sécurité beaucoup plus élevé. Elle utilise un chiffrement spécifique pour associer un document à un signataire afin de garantir une protection maximale. Les caractéristiques d’une signature électronique :
- authentique et infalsifiable, avec l’identité de l’auteur ;
- non réutilisable, la signature est intégrée dans le document et ne peut être copiée ou déplacée ;
- inaltérable, aucune modification du document signé ne peut être réalisée ;
- irrévocable, sans possibilité de contestation de la personne qui a signé.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
L’utilisation de la signature électronique procure un véritable gain de temps, à la fois pour l’expéditeur et le destinataire. Elle permet de :
Simplifier les échanges de documents
Grâce à la présence de ce type de signature numérique, les envois et les échanges de documents officiels entre deux entités peuvent se faire à distance, sans avoir besoin de se déplacer.
Rendre la procédure de signature plus rapide
La signature de vos documents peut se faire en seulement quelques secondes. Les parafes peuvent se faire simultanément par les deux parties concernées.
Faciliter le suivi de l’avancement des dossiers en temps réel
Un suivi en temps réel de l’avancement des dossiers est possible. Il est possible de consulter l’identité des signataires. Une relance peut être envoyée aux acteurs qui n’ont pas encore signé leur part.
Sécuriser les données et automatiser certains processus
L’intégrité des données dématérialisées est assurée par la présence d’une signature électronique. Après la signature du document, tous les processus y afférant peuvent être automatisés.
Faire quelques économies
L’usage des signatures électroniques permet à l’entreprise d’économiser sur le papier, l’encre et l’impression physique des documents, sans compter les frais d’envoi ou de déplacement nécessaires. Pour une entreprise, il s’agit d’un pas vers la transformation digitale.
Quelle est sa valeur juridique ?
L’article 1366 du Code Civil spécifie que la signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Avant de créer une signature électronique, on peut en distinguer 3 types :
- la signature standard, utilisée lorsque l’on entre le code d’une carte de crédit par exemple, qui possède une valeur juridique limitée ;
- la signature avancée, la plus commune dans les entreprises, permettant d’utiliser une clé privée qui est accessible seulement au niveau de l’auteur du document ;
- et la signature qualifiée, le niveau le plus robuste sur le plan juridique et technique, avec une clé de signature et l’identité du signataire.
La signature électronique qualifiée est requise pour tous les documents nécessitant une authentification.
Comment mettre en place cette solution ?
La mise en place d’une solution de signature électronique au sein d’une entreprise entre dans le cadre d’une démarche de dématérialisation des documents. Elle sera apposée sur les documents numériques grâce à l’intégration d’un système de gestion électronique des documents. Avant de créer une signature électronique, il est indispensable d’étudier et d’analyser les besoins de l’organisation.
Les finalités d’usage de cette forme de signature doivent être identifiées : pour un site web, pour un contrat commercial ou autres. L’identification de ces besoins va aider votre entreprise à déterminer le type de signature le plus convenable et sécurisé. Il existe une large variété de plateformes spécialisées pour la mise en œuvre de cette solution de numérisation des signatures au sein de votre entreprise.
Bénéficiez des conseils de nos avocats spécialisés pour toute question d’ordre juridique
La mise en place d’une solution de signature électronique sur vos documents officiels en entreprise nécessite certaines connaissances de la réglementation en vigueur. Le niveau de protection de vos documents est pourtant indispensable pour éviter toute forme de fraudes ou de litiges. L’accompagnement d’avocats spécialisés dans le domaine juridique est de mise pour bénéficier d’une aide et assistance de qualité supérieure. Des professionnels qualifiés et expérimentés seront à votre disposition pour élaborer votre projet avec minutie.
