Qu’est-ce qu’une charte de confidentialité ?
Le développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication a permis non seulement aux services en ligne de s’étendre, mais également aux risques d’exploitation frauduleuse des informations personnelles des utilisateurs de se multiplier. Suite à cette constatation, le 25 mai 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) a été mis en vigueur. Il vise à renforcer le contrôle des données personnelles du citoyen européen et à protéger ses droits.
Une charte ou politique de confidentialité est un contrat qui contient des clauses précisant :
- comment les informations sont archivées ;
- comment les données seront utilisées ;
- quels destinataires seront susceptibles de les recevoir ;
- quelles mesures de protection ont été mises en place.
Selon le RGPD en vigueur, les politiques de confidentialités doivent être claires, concises, et transparentes.
Lors d’une nouvelle embauche, le recruteur peut faire signer une charte de confidentialité et obtenir un conseil juridique sur le contrat de travail pour s’assurer de la protection des données traitées dans son entreprise..
Comment bien rédiger une charte de confidentialité
Pour être conforme au RGPD, la charte de confidentialité doit contenir les points suivants :
- informations concernant l’entreprise : son identité et ses coordonnées ;
- objectif de la collecte des données ;
- base légale du traitement des données ;
- raisons du recueil de données, qu’elles soient obligatoires ou facultatives ;
- conséquences dans le cas de non-consentement par le client à fournir ses données personnelles ;
- délai de suppression des données ;
- destinataires des données recueillies ;
- droits des utilisateurs pour accéder à leurs données, les rectifier, les effacer et les limiter;
- contact de la personne déléguée à la protection des données de l’entreprise ou la personne compétente à répondre aux questions relatives à ce sujet ;
- droit à introduire une réclamation auprès de la CNIL.
L’entreprise est tenue d’informer ses clients de l’utilisation faite sur leurs données. Elle peut rédiger une politique de confidentialité spécifique qui peut apparaître soit :
- sur une page seule ;
- être incluse dans les conditions générales de vente;
- insérée sur son site web sur une page web dédiée “confidentialité des données”.
Des modèles de contrat cdi peuvent vous éclairer sur la rédaction légale d’une charte de confidentialité.
Les raisons pour lesquelles vous devez rédiger une charte de confidentialité
Avant de lancer un nouveau produit, une entreprise peut avoir besoin de faire des statistiques auprès du grand public ou entreprendre d’autres démarches nécessitant le recueil de données personnelles. Ce dernier concerne une majorité des actions visant le consommateur dans la vie quotidienne. Il est important de rassurer son client par une charte de confidentialité qui vous fournit ses données. Elle permet notamment de garantir votre honnêteté vis-à-vis du consommateur et d’instaurer une relation avec lui. Quelques avantages à rédiger ce document:
Lever la méfiance des utilisateurs
Qui n’a pas reçu de publicités par sms, par coups de fil à domicile, etc.? Qui n’a entendu parler de piratage de code de carte bancaire ou d’usurpation d’identité ? Ce genre d’expérience rend forcément le consommateur méfiant et pour cause! Les entreprises qui rédigent une charte de confidentialité, notamment les boutiques d’e-commerce, rassurent le client sur l’utilisation de ses données et principalement sur leur sécurité.
Être transparent face au client
Une charte de confidentialité qui expose de manière explicite les droits du consommateur en ce qui concerne ses données permet de mettre en valeur la politique de transparence de l’entreprise. Elle montre sa volonté de respecter la loi, et de renforcer les mesures légales avec des mesures propres à l’entreprise. Elle permet de rassurer le consommateur sur les préoccupations que l’entreprise a vis-à-vis des informations qu’elle reçoit.
Rassurer le client
Dans certains domaines, la collecte des données est nécessaire, particulièrement pour e-commerce. C’est un moyen pour fidéliser le client et l’informer des nouveaux produits et services proposés. La rédaction d’une charte de confidentialité rassure le client sur le fait que l’entreprise respecte ses choix concernant ses données et ses habitudes. Elle installe une confiance.
Les droits des utilisateurs d’après le RGPD
Le RGPD précise la pertinence de la collecte de données personnelles : “seules les données indispensables à ce pour quoi la collecte a été établie peuvent être collectées et enregistrées. Une fois l’objectif atteint, elles doivent être détruites”.
La loi précise les droits du propriétaire sur ses données personnelles :
- droit d’information : c’est le droit de savoir si ses données ont été collectées et enregistrée, le cas échéant, le droit de savoir qui sont les détenteurs de ses données ;
- droit d’opposition : sans avoir à se justifier, toute personne peut refuser de figurer dans un fichier ou que ses données soient utilisées pour des fins commerciales ;
- droit d’accès : il donne droit au propriétaire des données de les consulter, à tout moment et d’en obtenir une copie. Cependant, la demande d’accès doit être justifiée et non abusive;
- droit de rectification: toute personne peut modifier ses données (ajout d’informations, suppression ou actualisation).
L’entreprise doit se baser sur la loi Informatique et Liberté pour construire le contenu de sa charte de confidentialité propre.
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